Una factura impagada te cuesta dos veces: el importe y el IVA que ya declaraste. Lo que casi nadie hace es activar los mecanismos que la ley pone a tu favor desde el primer día de retraso, porque se asume que reclamar es caro y largo. No siempre.
Lo que la ley ya te da
La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad establece tres cosas que no necesitas negociar:
- Plazo legal de pago de 30 días naturales desde la recepción de las mercancías o la prestación del servicio, ampliable a 60 días por acuerdo entre las partes. Para la Administración pública el plazo es de 30 días.
- Interés de demora automático, sin necesidad de reclamación previa ni de pacto. Se devenga desde el día siguiente al vencimiento.
- Indemnización de 40 euros por cada factura impagada en concepto de costes de cobro, sin necesidad de acreditarlos.
Esos 40 euros se reclaman por factura, no por cliente ni por reclamación. Si te deben seis facturas del mismo trimestre, son 240 euros además del importe y de los intereses.
El interés aplicable es el que resulte de sumar ocho puntos porcentuales al tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo a su operación principal de financiación. Se publica semestralmente y puedes usarlo en tu escrito de reclamación aunque no lo calcules al céntimo.
La escalera de la reclamación
Funciona mejor que saltar directamente a los tribunales, y cada escalón deja rastro escrito, que es lo que importa después.
1. Recordatorio a los 3-5 días del vencimiento. Un email corto, sin tono de reproche: número de factura, fecha, importe, enlace de pago y pregunta directa de si hay alguna incidencia con el documento. Una parte notable de los impagos son errores administrativos del cliente, no morosidad.
2. Escrito formal con plazo. A los 15-20 días: reclamas importe, intereses y los 40 euros, y fijas una fecha límite. Aquí ya citas la Ley 3/2004.
3. Burofax con certificación de contenido y acuse de recibo. A los 30 días. Cuesta alrededor de 30-40 euros y hace dos cosas que un email no hace: prueba la fecha y el contenido exacto de la reclamación, e interrumpe la prescripción.
4. Vía judicial. Si no hay respuesta al burofax, el siguiente paso natural es el proceso monitorio.
El proceso monitorio: sin abogado y sin límite de cantidad
El monitorio (artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil) es el cauce pensado exactamente para esto: deudas dinerarias, líquidas, determinadas, vencidas y exigibles, documentadas con factura, albarán, contrato o incluso mensajes y correos que el deudor reconozca.
Tres datos que suelen sorprender:
- No hay límite de cuantía. El tope de 30.000 euros desapareció hace años.
- La petición inicial no necesita abogado ni procurador. Se presenta con el formulario del juzgado y la factura.
- El deudor tiene 20 días para pagar, comparecer y oponerse, o no hacer nada. Si no hace nada, se despacha ejecución directamente y pasas a embargar bienes.
Si se opone, el asunto se convierte en un juicio verbal u ordinario según la cuantía, y ahí sí necesitas abogado y procurador cuando el importe lo exige. La tasa judicial no aplica a personas físicas.
Y ojo con el reloj: la acción personal para reclamar una deuda sin plazo especial prescribe a los cinco años. Cada reclamación fehaciente reinicia el cómputo, y por eso el burofax importa tanto.
Cuándo el impago se convierte en gasto deducible
Que no te paguen no significa que puedas apuntarlo como pérdida al día siguiente. El deterioro de créditos por insolvencia es deducible cuando se cumple alguna de estas condiciones:
- Han pasado seis meses desde el vencimiento de la obligación hasta el fin del período impositivo. Las empresas de reducida dimensión pueden optar por el plazo de un año.
- El deudor está declarado en concurso.
- El deudor está procesado por alzamiento de bienes.
- Las obligaciones se discuten en reclamación judicial o arbitral, o en un procedimiento de monitorio.
Es decir: el monitorio no solo sirve para cobrar, también adelanta la deducción sin esperar los seis meses.
Hay una excepción importante. Si tributas en estimación objetiva (módulos), tu rendimiento se calcula por índices y signos, no por ingresos y gastos reales, así que un impago no reduce tu tributación. En ese régimen el impago duele más.
Y el IVA de esa factura
Declaraste el IVA en su trimestre y lo pagaste, aunque no hayas cobrado. Puedes reducir la base imponible por créditos incobrables (artículo 80 de la Ley del IVA), pero exige requisitos propios: que hayan pasado seis meses desde el devengo (un año en determinadas empresas), que conste reclamación judicial, monitorio o requerimiento notarial al deudor, y que emitas una factura rectificativa.
Esa rectificativa hay que comunicarla a la AEAT y reflejarla en tu siguiente declaración de IVA. Los códigos que se aplican según el motivo de la rectificación están detallados en VeriFactu y facturas rectificativas: códigos R1-R5.
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Dónde encaja Mis Facturas
Reclamar a tiempo depende de una cosa muy aburrida: saber qué factura venció y cuándo. Mis Facturas reúne facturas, clientes y cobros en un solo sitio para que los vencimientos estén a la vista y el recordatorio salga el día que toca, no dos meses después. Si buscas una herramienta sencilla para no perder de vista quién te debe qué, puede ser una buena base.