Si alguna vez has emitido una factura con un error, sabes que la solución es emitir una rectificativa. Hasta aquí nada nuevo. Pero con VeriFactu, la forma en que esa rectificativa se registra y se envía a la AEAT cambia de forma significativa. Y conviene entenderlo bien antes de que entre en vigor la obligación.
En este artículo te contamos cómo funciona la corrección de facturas bajo VeriFactu, qué códigos se usan, qué métodos existen y qué plazos tienes.
El principio clave: inalterabilidad
VeriFactu exige que los registros de facturación sean inalterables. Esto significa que una factura emitida no se puede modificar ni eliminar directamente. Si hay un error, la solución no es abrir la factura y cambiar el importe. La solución es generar un nuevo registro que corrija el anterior, dejando constancia de:
- Cuál era el documento original.
- Qué se corrige y por qué.
- Cuándo se hizo la corrección.
Este enfoque garantiza que el historial completo de facturación sea trazable. La AEAT puede seguir el hilo desde la factura original hasta la corrección, pasando por todos los registros intermedios.
Si quieres entender primero cómo funciona VeriFactu en general, te recomendamos nuestra guía básica sobre VeriFactu.
Tres vías de corrección
Bajo VeriFactu, hay tres mecanismos para corregir una factura:
1. Registro de rectificación (factura rectificativa)
Es la vía habitual. Se emite una nueva factura con importe correctivo, numeración independiente, que identifica el documento original y menciona expresamente su carácter rectificativo. Es lo que ya se hacía antes de VeriFactu, pero ahora con la obligación adicional de enviar el registro a la AEAT con los códigos correspondientes.
2. Registro de anulación
Se usa cuando la factura original no debió existir: fue un duplicado, una operación inexistente o un error de emisión que no se resuelve con una rectificativa parcial. La anulación elimina el efecto contable de la factura original, pero no borra el registro: queda constancia de que existió y de que fue anulada.
3. Canje de tickets simplificados
Específico para tickets de venta al público. Permite sustituir un ticket simplificado por una factura completa cuando el cliente la solicita. El ticket original queda registrado y la factura nueva lo reemplaza a efectos fiscales.
Los códigos de motivo de rectificación
Cuando se envía un registro correctivo a la AEAT, hay que indicar el motivo con un código estandarizado:
| Código | Motivo |
|---|---|
| R1 | Error en cuotas o datos de la factura (IVA incorrecto, base errónea, etc.) |
| R2 | Concurso de acreedores (operaciones afectadas por procedimiento concursal) |
| R3 | Deudas incobrables (créditos que se dan por perdidos) |
| R4 | Otros supuestos de rectificación no cubiertos por R1-R3 |
| R5 | Facturas rectificativas derivadas de tickets simplificados |
En la práctica, para la mayoría de autónomos y pymes, el código que usarás casi siempre es R1. Los demás corresponden a situaciones más específicas.
Los métodos de rectificación: sustitución o diferencias
Además del motivo, hay que indicar el método:
- Método I (por diferencias): se registra solo la diferencia entre el importe original y el correcto. Es el más habitual. Si facturaste 1.000€ y lo correcto era 1.200€, la rectificativa registra +200€.
- Método S (sustitución total): se sustituye el contenido completo de la factura original. Se usa cuando cambian múltiples campos o cuando la corrección es tan amplia que resulta más claro enviar el documento completo corregido.
La elección entre uno y otro depende del tipo de error y de cómo lo gestione tu software. Ambos son válidos.
Requisitos del documento correctivo
La factura rectificativa bajo VeriFactu debe cumplir estos requisitos:
- Numeración y serie independientes. No se reutiliza el número de la factura original.
- Identificación del documento original. Número, fecha y serie de la factura que se corrige.
- Mención expresa de su carácter correctivo. Debe quedar claro que es una rectificativa.
- Indicación del motivo (R1-R5) y método (I o S) en el registro que se envía a la AEAT.
- QR y encadenamiento como cualquier otra factura VeriFactu.
Plazos para rectificar
Los plazos para emitir facturas rectificativas bajo VeriFactu son los mismos que rigen con carácter general:
- Regla general: hasta cuatro años desde la fecha de la factura original (plazo de prescripción tributaria).
- Impagos y deudas incobrables: a partir de los seis meses desde la emisión, tras la reclamación correspondiente.
- Concursos de acreedores: tres meses desde la publicación oficial del concurso.
- SII (Suministro Inmediato): si estás en SII, el plazo es de cuatro días hábiles desde la emisión de la rectificativa.
Para autónomos y pymes que no están en SII, el plazo de cuatro años es holgado. Lo importante es no dejar rectificativas pendientes de trimestres anteriores sin registrar.
Para más contexto sobre plazos y prescripción, consulta nuestro artículo sobre prescripción de deudas tributarias.
Sanciones por alterar registros
La normativa es clara: alterar o borrar registros de facturación puede costar hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. No es una sanción por emitir una rectificativa (eso es legítimo y está previsto). Es una sanción por manipular registros sin dejar rastro.
Si tu software permite modificar una factura emitida sin generar un registro correctivo, no cumple con VeriFactu. Y el problema no es la rectificativa en sí, sino la ausencia de trazabilidad.
Para un repaso completo de las sanciones, consulta nuestros artículos sobre multas por no adaptar el software a VeriFactu y sanciones por facturar con software no adaptado.
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Dónde encaja Mis Facturas
Mis Facturas trabaja en la adaptación a VeriFactu, incluyendo la gestión de facturas rectificativas con trazabilidad completa. Si buscas una herramienta que te permita corregir facturas sin perder el hilo de qué se cambió y cuándo, puede ser una buena opción.