Cuando se habla de sanciones en facturación, casi toda la atención se la lleva VeriFactu y sus multas de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal. Es un escenario real y conviene tomárselo en serio, como ya explicamos en nuestro artículo sobre las multas por VeriFactu. Pero hay otro escenario que genera menos titulares y que puede afectar a más gente: facturar con un sistema que no cumple los requisitos básicos de conservación, integridad y trazabilidad.
Y eso incluye, sí, facturar en Excel o en papel.
Qué dice la ley sobre la facturación
El artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria establece que los sistemas informáticos de facturación deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. No dice "es recomendable" ni "sería conveniente". Dice "deben".
Esto no es algo nuevo que haya inventado VeriFactu. Es una obligación general que aplica a cualquier sistema que genere facturas, con independencia de si entra o no en el sistema de envío inmediato a la AEAT. Lo que VeriFactu añade es un mecanismo de control más estricto y unas sanciones específicas para quien no se adapte, pero la base legal ya existía.
Hasta 50.000 euros por software no certificado
El escenario más conocido: sigues facturando con un programa que no está adaptado a VeriFactu una vez entrada en vigor la obligación. La sanción puede llegar a 50.000 euros por ejercicio fiscal, y se evalúa de forma acumulativa si el problema se prolonga en el tiempo.
Qué se sanciona aquí:
- Usar software que no cuenta con la certificación correspondiente para generar registros de facturación conformes.
- No emitir las facturas con el código QR que exige la normativa.
- No enviar los registros de facturación a la AEAT cuando estás obligado a hacerlo.
- No mantener el encadenamiento de huellas digitales (hash) entre registros, que es lo que garantiza que no se ha alterado ni interpolado ninguna factura.
Hasta 20.000 euros por no conservar correctamente
Aquí es donde entra el escenario menos comentado. La normativa contempla sanciones de hasta 20.000 euros por incumplimientos relacionados con la conservación y la integridad de los registros de facturación, incluso al margen de VeriFactu.
Qué puede generar este tipo de sanción:
- No conservar las facturas emitidas y recibidas durante el plazo de prescripción fiscal (cuatro años, como mínimo).
- Facturar con sistemas que permiten alterar registros sin dejar rastro. Una hoja de cálculo donde puedes modificar una cifra sin que quede constancia del cambio no garantiza integridad.
- No poder presentar los registros de facturación cuando la AEAT los solicita, o presentarlos con datos incompletos o inconsistentes.
- No tener un sistema que garantice la trazabilidad: que se pueda seguir el hilo de cada factura desde su emisión hasta su conservación final.
Dicho en términos prácticos: si facturas en Excel, puedes cambiar el importe de una factura de enero en marzo y nadie se enteraría. Para Hacienda, eso es un problema. No porque lo hayas hecho, sino porque el sistema lo permite.
El periodo de gracia: un respiro, no una exención
La AEAT ha señalado que, tras la entrada en vigor de la obligación VeriFactu, habrá un periodo inicial de gracia durante el cual no se impondrán sanciones a quienes puedan demostrar que están en proceso de adaptación. Esto significa que si has contratado un software adaptado, estás en proceso de migración o tienes documentación que acredite que vas en camino, Hacienda no te multará el primer día.
Pero atención: el periodo de gracia se refiere específicamente a la adaptación a VeriFactu. No exime de las obligaciones generales de conservación e integridad que ya existían. Si la AEAT te pide tus registros de facturación y no puedes presentarlos, o los presentas en un formato que no garantiza su integridad, la sanción puede aplicarse con independencia de los plazos de VeriFactu.
Conviene tener documentado cada paso que des hacia la adaptación: contratos con proveedores de software, comunicaciones con tu desarrollador, planificación del cambio. Si Hacienda pregunta, esa documentación marca la diferencia.
Qué puedes hacer desde ahora
No hace falta entrar en pánico, pero tampoco conviene mirar hacia otro lado. Hay un punto intermedio que suele funcionar:
- Revisa qué usas para facturar. Si es un software comercial, pregunta al proveedor por su plan de certificación. Si es una hoja de cálculo o un procesador de texto, valora seriamente migrar a una herramienta que garantice integridad y trazabilidad.
- Ordena tu archivo de facturas. Asegúrate de que puedes localizar cualquier factura emitida o recibida de los últimos cuatro años. Si están en carpetas dispersas, en correos sin clasificar o en formatos que ya no puedes abrir, es momento de organizarlas.
- Verifica que tu sistema no permite alteraciones silenciosas. Un buen sistema de facturación registra cada modificación y deja constancia de qué se cambió, cuándo y por qué. Si el tuyo no lo hace, no cumple con la normativa.
- No esperes a la fecha límite. Las prisas suelen llevar a decisiones precipitadas. Prepararse con tiempo es casi siempre más barato que improvisar sobre la marcha.
Dónde encaja Mis-Facturas
Mis-Facturas está diseñado teniendo en cuenta estos requisitos desde el primer día. Los registros de facturación se encadenan mediante huellas digitales para garantizar la integridad, se conservan de forma segura y se envían a la AEAT de forma automática cuando corresponde. No es solo una herramienta para crear facturas bonitas: es un sistema pensado para cumplir.
Eso sí: Mis-Facturas no sustituye a tu asesor. Para dudas sobre tu situación fiscal concreta, sobre qué obligaciones te afectan o sobre cómo interpretar la normativa en tu caso, lo mejor sigue siendo hablar con un profesional.
Si quieres dejar de preocuparte por si tu forma de facturar cumple o no, Mis-Facturas puede ayudarte a dar el paso hacia un sistema ordenado y conforme a la normativa.