FACeB2B es una plataforma pública, gratuita y gestionada por el Ministerio de Hacienda y Función Pública. Su función es distribuir facturas electrónicas entre empresas cuando hay subcontratación en contratos del sector público. Si eres subcontratista y trabajas para una empresa que a su vez tiene un contrato con la administración, es probable que tus facturas tengan que pasar por aquí.
No es lo mismo que FACe, aunque se parezcan. Y esa diferencia es importante.
FACe y FACeB2B no son lo mismo
FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) es la plataforma que usan las administraciones públicas para recibir facturas de sus proveedores. Es un canal B2G: de empresa a administración.
FACeB2B, en cambio, es un canal B2B: conecta empresas entre sí. Concretamente, subcontratistas con contratistas principales dentro de un contrato público. Se creó para dar respuesta a la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público, que establece que las facturas entre subcontratistas y contratistas deben enviarse por vía electrónica a través de esta plataforma.
Dicho de forma sencilla: si la administración te contrata directamente, usas FACe. Si trabajas como subcontratista de otra empresa que tiene el contrato público, usas FACeB2B.
Cómo funciona en la práctica
FACeB2B no funciona como un portal web donde subes y descargas facturas manualmente. A diferencia de FACe, aquí las facturas solo se envían, reciben y gestionan a través de servicios web (integración informática). El portal web de FACeB2B sirve para tareas de gestión como darse de alta, autorizar a una Empresa de Servicios de Facturación o buscar entidades, pero no para presentar facturas directamente.
En la práctica, la mayoría de empresas utilizan una Empresa de Servicios de Facturación (ESF) que conecta sus sistemas con FACeB2B. Estas empresas actúan como intermediarias: reciben tus facturas y las entregan a la plataforma, o descargan las que te llegan y te las hacen llegar.
El formato: Facturae 3.2.2 con extensión FACeB2B
Las facturas que se envían a través de FACeB2B deben estar en formato Facturae, concretamente en la versión 3.2.2. Además, deben incluir una extensión específica llamada FACeB2bExtension, que incorpora información adicional:
- Las unidades DIRe receptoras de la factura (los centros administrativos del contratista que la recibe).
- Datos del contrato público de referencia, como el código DIR3 del órgano gestor y, si se conoce, el número de expediente o contrato.
El tamaño máximo del mensaje completo (factura más anexos) es de 8 MB. Los anexos pueden incluirse en cualquier formato, aunque los preferentes son PDF y HTML, y deben ir comprimidos en un único archivo ZIP.
Qué es DIRe y por qué importa
FACeB2B no usa los códigos DIR3 que identifican a las unidades de la administración pública. En su lugar utiliza DIRe (Directorio de Entidades), un sistema equivalente pero pensado para entidades privadas o que actúan bajo derecho privado.
Cada unidad de una empresa recibe un código DIRe único, formado por el código ISO del país, el NIF de la entidad y un código de cuatro dígitos. Este código es el que se usa para indicar a quién va dirigida la factura dentro de FACeB2B.
Para usar FACeB2B como receptor de facturas, tu empresa debe estar dada de alta en DIRe (http://dire.gob.es) y después registrarse en FACeB2B con un certificado electrónico.
Estados de una factura en FACeB2B
Una vez enviada, la factura pasa por distintos estados de tramitación. Los estados principales que gestiona el receptor son:
- Entregada: la factura ha llegado al sistema de forma automática tras el envío.
- Rechazada: el receptor la rechaza, motivando el motivo.
- Pagada: se ha realizado el pago correspondiente.
Además, el emisor puede solicitar la anulación de la factura en cualquier momento, salvo cuando ya está en estado "pagada" o "rechazada". Si el receptor aún no la ha procesado, la anulación es inmediata; si no, el receptor debe aceptarla.
Cuándo la necesitas (y cuándo no)
Necesitas FACeB2B si:
- Eres subcontratista en un contrato del sector público y debes facturar al contratista principal.
- Eres contratista principal y recibes facturas de tus subcontratistas.
- Quieres usar la plataforma de forma voluntaria para facturar a otras empresas en el ámbito privado (también está disponible para B2B privado).
No la necesitas si:
- Facturas directamente a la administración pública (para eso está FACe).
- Tu relación contractual no tiene nada que ver con un contrato público.
Dónde encaja Mis-Facturas
Mis-Facturas es una herramienta de orden y facturación, no una plataforma de intermediación con FACeB2B ni un sustituto de tu asesor fiscal. Lo que sí puede hacer es ayudarte a mantener tus facturas, clientes y documentos organizados, de modo que si en algún momento necesitas generar facturas en formato Facturae o trabajar con subcontratación pública, tengas todo en orden y listo para que tu software especializado o tu gestoría hagan el envío.
Para dudas sobre si tu caso concreto requiere usar FACeB2B, lo mejor es consultarlo con tu asesor.
Si trabajas en subcontratación pública o quieres tener tu facturación organizada y preparada para cualquier formato, Mis-Facturas puede ayudarte a poner orden.