Facturae es un formato de archivo basado en XML que define cómo debe estructurarse una factura electrónica en España. Lo desarrolla y mantiene el Ministerio de Hacienda y Función Pública, y es el estándar que utilizan las plataformas públicas de facturación electrónica como FACe y FACeB2B.
Dicho de forma sencilla: Facturae es el "idioma" en el que las empresas y las administraciones se intercambian facturas electrónicas en España.
Qué versión se usa actualmente
El esquema de Facturae admite tres versiones: 3.2, 3.2.1 y 3.2.2. La versión más reciente es la 3.2.2, que incorpora campos adicionales respecto a sus predecesoras, como información para cesiones de crédito (factoring), la fecha de la factura rectificada, la descripción general de la factura, referencias de pedido y contrato, y el pago en especie.
Aunque la 3.2.2 es la más completa, las versiones anteriores siguen siendo válidas. La mayoría de plataformas públicas aceptan las tres, pero en la práctica conviene generar siempre en la última versión disponible.
Cómo se estructura un archivo Facturae
Un fichero Facturae no es un documento que se lea a simple vista como un PDF. Es un archivo XML con una estructura muy precisa, dividida en bloques principales:
- FileHeader (cabecera): indica la versión del esquema, si se trata de una factura individual o un lote, y quién la emite (el proveedor, el destinatario o un tercero).
- Parties (intervinientes): recoge los datos fiscales completos del emisor (SellerParty), del receptor (BuyerParty) y, si aplica, de un tercero que emita la factura en nombre de otro. Incluye identificación fiscal, domicilio, datos registrales y contacto.
- InvoiceItems (líneas de factura): cada producto o servicio con su descripción, cantidad, precio unitario, descuentos, impuestos aplicables (IVA, retenciones) y totales por línea.
- InvoiceTotals: los totales de la factura, incluyendo bases imponibles, cuotas de IVA, retenciones, importes pagados por adelantado y el importe total a pagar.
Además, puede incluir información de pago (plazos, cuentas bancarias), documentos adjuntos y extensiones específicas como la de FACeB2B para subcontratación pública.
Dónde se usa Facturae
Facturae es el formato obligatorio en las principales plataformas públicas de facturación:
- FACe: el punto general de entrada de facturas electrónicas de la administración pública española. Si facturas a un organismo público, tu factura debe llegar en formato Facturae.
- FACeB2B: la plataforma de distribución de facturas entre empresas en subcontratación pública. También exige Facturae 3.2.2, con una extensión adicional para los datos del contrato público.
Fuera del ámbito público, Facturae no es obligatorio en las relaciones entre empresas privadas, aunque puede usarse de forma voluntaria. Con la futura entrada en vigor de la factura electrónica B2B obligatoria, su uso podría extenderse también al sector privado.
Cómo se firma y por qué importa
Un archivo Facturae no es válido por sí solo: necesita estar firmado digitalmente. Se utiliza la firma electrónica XAdES, un estándar europeo que garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido. La firma se aplica con un certificado electrónico válido.
Esta firma es lo que convierte al archivo XML en un documento con validez legal. Sin ella, el fichero es solo datos sin autenticar, y las plataformas públicas lo rechazan.
Facturae no es lo mismo que un PDF ni que UBL
Es habitual confundir formatos, así que conviene aclararlo:
- PDF: es un formato visual pensado para que lo lea una persona. Una factura en PDF puede ser válida como factura ordinaria, pero no sirve para entrar en FACe ni FACeB2B, que exigen XML estructurado.
- UBL (Universal Business Language): es otro estándar XML de facturación electrónica, muy usado a nivel internacional y en algunos países europeos. España ha apostado por Facturae como estándar nacional, aunque UBL se acepta en ciertos contextos.
- Facturae: es el formato XML español, diseñado específicamente para la facturación electrónica dentro del marco normativo nacional.
Cada formato tiene su propósito. Para facturar a la administración pública española, Facturae es el que manda.
Facturae no es lo mismo que VeriFactu
Otra confusión frecuente: pensar que Facturae y VeriFactu son lo mismo. No lo son.
- Facturae es un formato de archivo. Define cómo se estructura la información de una factura en XML.
- VeriFactu es una obligación de envío. Es el sistema que exige remitir registros de facturación a la AEAT de forma inmediata, con independencia del formato en que se genere la factura original.
Son capas distintas: Facturae resuelve el "cómo se escribe" la factura electrónica; VeriFactu resuelve el "cómo se comunica" a Hacienda que esa factura existe.
Cómo se genera un archivo Facturae
Generar un fichero Facturae a mano no es viable. El esquema XML tiene más de 50 páginas de especificaciones técnicas, con validaciones estrictas de tipo, longitud y formato en cada campo. Un error en una etiqueta o un valor fuera de rango hace que el archivo sea rechazado por las plataformas.
Por eso, Facturae se genera siempre con software especializado: programas de facturación que incluyen la generación del XML, la aplicación de la firma XAdES y, en muchos casos, el envío directo a FACe o FACeB2B. No es algo que se construya en un editor de texto.
Dónde encaja Mis-Facturas
Mis-Facturas es una herramienta de orden y facturación pensada para autónomos y pequeños negocios PYMEs. No genera directamente ficheros Facturae ni se conecta con FACe o FACeB2B, pero te ayuda a mantener toda tu información de facturación organizada: clientes, facturas, gastos y documentos. Si en algún momento necesitas generar un fichero Facturae a través de software especializado o de tu gestoría, tener todo bien estructurado desde el origen facilita mucho el proceso.
Para dudas sobre facturación electrónica obligatoria o requisitos técnicos específicos, consulta siempre con tu asesor.
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