Casi todo el mundo compara precios antes de contratar un programa de facturación. Casi nadie compara qué pasa el día que se va. Y ese es el detalle que convierte una decisión de 15 euros al mes en un problema de varios miles.
El escenario no es hipotético: cambias de proveedor, o el proveedor cambia de planes, cierra, o simplemente te quedas sin margen para negociar. Y entonces descubres que tus facturas de cuatro años están dentro de una plataforma a la que ya no tienes acceso.
Qué te tienes que poder llevar
No es "un PDF con las facturas". La lista mínima, si vas a seguir tributando con normalidad:
- Facturas emitidas y recibidas, en PDF y en un formato de datos estructurado (CSV o JSON). Si solo salen en PDF, no puedes rehacer un libro registro ni cruzar contraprestaciones.
- Registros de facturación con su trazabilidad: en VeriFactu, cada factura genera un registro encadenado con su huella. Ese histórico es lo que demuestra que tu sistema era conforme, y tiene que ser exportable.
- Clientes y proveedores, con NIF, dirección y datos fiscales correctos.
- Series de numeración y su estado, incluidas las facturas anuladas: si la numeración se pierde, el histórico queda inexplicable ante una comprobación.
- Justificantes de gastos adjuntos, con su relación con la factura o el apunte.
- Productos, tarifas y conceptos, si los usas para presupuestar.
- Imputaciones contables o apuntes si tu herramienta también lleva la contabilidad.
La pregunta que filtra bien a un proveedor no es "¿puedo exportar?", porque todos dicen que sí. Es: "¿en qué formato salen los registros VeriFactu y el histórico de series si doy de baja la cuenta?". Si nadie sabe contestar, ya tienes tu respuesta.
Cuánto tiempo tienes que guardarlo
Aunque cambies de herramienta, la obligación de conservación sigue siendo tuya. Los plazos que marcan el diseño del archivo:
- Seis años de conservación de libros, registros y documentos contables (Código de Comercio).
- Cuatro años de prescripción tributaria general.
- Diez años para comprobar el origen de un saldo de IVA a compensar, según acaba de confirmar el Tribunal Supremo con el art. 66 bis de la LGT.
Ese último es el que rompe el razonamiento de "lo exporto cuando haga falta". Si arrastras saldos, tu archivo de hace ocho años sigue siendo relevante.
El riesgo específico de VeriFactu: dejar el sistema viejo sin migrar
Con los sistemas de facturación hay una trampa nueva. Adaptarse no empieza de cero: el histórico del sistema anterior forma parte de tu acreditación. Perder ese rastro, o desinstalar el programa antiguo sin conservarlo, ya ha acabado en sanciones de 50.000 euros por ejercicio en supuestos de tenencia o uso de sistema no adaptado, conforme al artículo 201 bis de la Ley General Tributaria (introducido por la Ley 11/2021).
Por eso el cambio de proveedor es una operación de migración, no una suscripción nueva. Antes de dar el paso:
- Exporta todo y verifica que el exportado se abre y que los totales cuadran con tu último 303.
- Pide por escrito en qué formato se entregan los registros de facturación.
- Conserva una copia local e independiente de la plataforma, no solo dentro de ella.
- No des de baja el sistema antiguo hasta tener la migración comprobada.
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Dónde encaja Mis Facturas
Si alguna vez te vas, deberías poder irte con todo. Mis Facturas exporta facturas, registros, clientes y justificantes asociados en formatos reutilizables, y mantenemos el histórico accesible sin depender de que sigas suscrito para poder acreditar lo que hiciste.