Veri*Factu funciona sobre una cadena de registros de facturación: cada factura genera un registro con su huella criptográfica, y ese registro enlaza con el anterior. A eso se suman el código único y el QR que se imprime en la factura. Mientras facturas con normalidad no piensas en esto, pero la cadena es la razón por la que ciertos cambios de situación se complican: la cadena pertenece a un emisor y a unas series, no a un local, ni a una marca, ni a un negocio que sobrevive a su dueño.
Si cierras unos meses: la cadena no se rompe, se retoma
Los negocios de temporada, las bajas por incapacidad temporal y los parones para reformar o cambiar de actividad comparten patrón: dejas de emitir, luego vuelves.
Lo que ocurre con los registros es sencillo. Sin operaciones no hay registros nuevos: no tienes que enviar nada a la AEAT por el simple hecho de estar de baja, y la obligación no se incumbe emitiendo facturas de relleno. Lo que sí se mantiene es la obligación de conservar los registros ya emitidos y de poder consultarlos y reproducirlos.
El riesgo está en el regreso, y tiene tres formas habituales:
- Cambiar de programa al reactivarse, con una serie nueva y sin exportar el histórico. La cadena vieja sigue existiendo en otro sitio, y el enlace entre ambas lo tendrás que poder explicar tú.
- Reutilizar numeración al volver, por continuidad mental, cuando la serie ya quedó cerrada en un tramo anterior.
- Confundir baja en el IAE con extinción de obligaciones: darse de baja no borra nada de lo anterior, y Hacienda puede seguir comprobándolo.
Y un detalle de calendario: la fecha de obligatorio cumplimiento no se detiene por una baja temporal. Los plazos siguen siendo 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para personas físicas. Si cierras en noviembre y reabres en marzo, tu software tiene que estar adaptado el día que vuelvas a emitir.
Si vendes o heredas el negocio: dos cadenas, no una
Aquí es donde más gente se equivoca. Si el negocio cambia de titular, cambia el emisor: el NIF que firma los registros pasa a ser otro, y el encadenamiento de uno no puede continuar en otro. Lo que tiene sentido es que el nuevo titular abra su propia cadena y sus propias series desde la fecha de transmisión.
Distinto es el caso de una sociedad que cambia de socios: el emisor sigue siendo el mismo NIF, la cadena continúa y lo único que cambia es el consejo de administración.
Lo que casi nadie pacta en un traspaso y después cuesta recuperar:
- La entrega del histórico legible y exportable. El comprador lo va a necesitar para comprobar el IVA soportado, para reclamaciones de impagados y para cualquier comprobación de ejercicios anteriores.
- El plazo durante el cual el vendedor mantiene acceso a los registros, y quién responde si el programa del vendedor los borra al cerrar la suscripción.
- Que la numeración no se solape: series que el comprador pueda separar de las del vendedor cuando alguien pregunte por una factura de hace dos años.
En un traspaso, estas tres cosas son una cláusula, no una conversación. Lo mismo aplica si el negocio se divide o si operas con varios centros: ver series y numeración con varios negocios bajo el mismo NIF.
Qué conviene tener cerrado antes de que pase
- Exportación completa y legible del histórico, no solo un PDF por factura. Es el punto débil de casi todas las migraciones y también el argumento real para elegir un programa que la permita.
- Series documentadas: qué serie usabas, desde cuándo, y si las mantienes o las cierras.
- Confirmar el tratamiento concreto con tu asesoría o con la AEAT en casos de cambio de titularidad, herencia con comunidad de herederos o transmisiones parciales. La mecánica de la cadena es clara; lo que varía es cómo se instrumenta cada transmisión, y ahí una respuesta genérica de internet no te protege.
Sobre cómo se comporta la cadena en situaciones que no son de arranque normal, tienes también VeriFactu y facturas recurrentes y el checklist mes a mes para 2027.
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Dónde encaja Mis Facturas
Un traspaso o un parón de actividad se resuelve bien cuando los datos están en un formato que puedes mover. Mis Facturas guarda facturas, series y clientes de forma exportable, para que al cerrar, vender o cambiar de herramienta no dependas de que el proveedor anterior te quiera conceder el acceso.