La respuesta corta es: cuatro años para Hacienda, seis para el Código de Comercio, y más si hay algo abierto. Las dos cifras vienen de sitios distintos y por eso se contradicen.
El artículo 66 de la Ley General Tributaria fija en cuatro años el plazo de prescripción de derechos y obligaciones tributarias. Es el que todo el mundo cita: pasado ese tiempo, la AEAT no puede liquidar ni tú reclamar una devolución. Pero el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar los libros, registros y documentación relativa al negocio durante seis años, y el artículo 29 añade el deber de llevar ese archivo ordenado. Si eres sociedad, eso te aplica sí o sí. Si eres autónomo persona física, la discusión es más difusa, pero el criterio conservador es guardar seis años también.
Cuándo los cuatro años se quedan cortos
El plazo de prescripción no siempre corre como parece, y hay supuestos en los que el archivo te sigue siendo útil mucho después:
- Un saldo de IVA a compensar. Aquí el margen se dispara: el Tribunal Supremo ha admitido que Hacienda pueda comprobar un saldo arrastrado desde hace diez años (sentencia 988/2026, sobre el artículo 66 bis.2 de la LGT). Si compensaste una cuota en 2016 y la arrastras hasta 2026, las facturas de 2016 son tu defensa. Lo explicamos en Hacienda puede revisar un saldo de IVA de hace diez años.
- Una comprobación abierta o un recurso. La prescripción se interrumpe por varias vías (comprobación, requerimiento, reclamación). Mientras haya algo en marcha, el reloj se para y vuelve a empezar. Está detallado en cuánto tiempo tiene Hacienda para reclamarte una deuda.
- Un impagado o una reclamación entre partes. La acción personal para reclamar una deuda tiene plazos más largos que los cuatro años fiscales.
- Una subvención o un contrato público. Suelen imponer su propio deber de conservación, casi siempre por encima del tributario.
Qué es "guardar" una factura en 2026
No es tener un cajón lleno. Para que sirva, el documento tiene que cumplir tres cosas: íntegro (que no se haya podido alterar), accesible (que lo puedas abrir hoy, no dentro de un formato que ya nadie soporta) y relacionable (que puedas emparejarlo con su cobro, su proveedor y su declaración).
Con Veri*Factu esto cambia de nombre pero no de fondo: el reglamento exige que los registros de facturación se conserven con su huella criptográfica y su encadenamiento, de forma que cada factura emitida se pueda reproducir y verificar. Un PDF suelto no es un registro de facturación.
Y hay un matiz práctico que casi nadie prevé: la custodia ya no tiene por qué estar en tu equipo. Si el programa es un servicio en la nube, el archivo vive en el servidor de otro. Eso es cómodo hasta que cambias de proveedor.
El escenario que rompe todos los plazos: cambiar de programa
Aquí es donde se pierden históricos de verdad. Un cambio de herramienta con el archivo dentro del proveedor anterior puede dejarte con cuatro años de facturas en un sitio al que ya no tienes acceso cuando la suscripción caduca.
Lo razonable es cerrar el cambio con:
- Una exportación completa y legible, no solo un PDF por factura. Con base, impuestos, cobros y datos del emisor.
- Los registros de facturación del sistema anterior, si estabas en Veri*Factu: la cadena de huellas y códigos únicos, no solo el documento bonito.
- Un comprobante de qué se exportó y cuándo, para poder acreditar que no borraste nada.
La lista concreta de lo que conviene exigir al cambiar de herramienta está en exportar los datos antes de cambiar de programa de facturación. Y si el cambio coincide con una venta, una herencia o una pausa de la actividad, el archivo se complica: VeriFactu cuando el negocio se para, se vende o se hereda.
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Dónde encaja Mis Facturas
Mis Facturas guarda facturas emitidas y recibidas con sus importes, cobros y documentos asociados, y permite sacar esa información en un formato que puedes seguir leyendo dentro de cinco años. La conservación no debería depender de que un proveedor te quiera dejar entrar.