Si tienes un negocio de suscripción, cobras cuotas mensuales por mantenimiento, o vendes bonos de sesiones prepagadas, probablemente emites facturas recurrentes. Con VeriFactu, esas facturas tienen una particularidad: cada una se encadena con la anterior mediante una huella digital. Y eso complica un poco las cosas.
En este artículo te explicamos cómo funciona la huella encadenada en VeriFactu cuando tienes facturas recurrentes, y qué tienes que tener en cuenta para no romper la cadena.
Qué es la huella encadenada en VeriFactu
En VeriFactu, cada factura que emites genera un registro que se envía a la AEAT. Ese registro incluye una huella digital (un hash) que se calcula a partir del contenido de la factura y de la huella de la factura anterior. Es lo que se llama "huella encadenada": cada factura apunta a la anterior, formando una cadena inalterable.
Si alguien modifica una factura ya emitida, la huella de esa factura cambia, y eso rompe la cadena con la siguiente. Hacienda puede detectar esa ruptura, y eso es una señal de alerta.
La huella encadenada es una garantía de que tus facturas no han sido manipuladas después de emitirlas. Es el corazón del sistema VeriFactu.
El problema con las facturas recurrentes
Cuando emites facturas recurrentes (una cada mes por el mismo servicio, por ejemplo), la cadena funciona igual que con cualquier otra factura. Cada factura mensual apunta a la anterior. Hasta aquí, todo bien.
El problema surge cuando:
1. El cliente cambia de plan o de cuota
Si un cliente pasa de 50€/mes a 80€/mes, la nueva factura tiene un importe diferente. Eso no rompe la cadena (la huella se calcula con el contenido, no solo con el importe). Pero si además cambias la descripción del servicio, el tipo de IVA o cualquier otro dato, asegúrate de que el registro VeriFactu refleja correctamente esos cambios.
2. Emites una factura rectificativa
Si te equivocas en una factura recurrente y necesitas emitir una rectificativa, esa rectificativa también se encadena. Y la factura original sigue en la cadena. No puedes "borrar" una factura de la cadena: solo puedes emitir una rectificativa que la corrija.
3. El cliente se da de baja y vuelve a darse de alta
Si un cliente cancela la suscripción en marzo y la reactiva en junio, las facturas de abril y mayo no existen. La cadena pasa de marzo a junio directamente. Eso no es un problema en sí mismo (la huella de junio se calcula sobre la última factura emitida, que es la de marzo), pero conviene que el software lo maneje bien.
4. Emites facturas por adelantado o de forma agrupada
Si cobras trimestralmente por adelantado y emites una sola factura por los tres meses, esa factura se encadena con la anterior. Pero si además emites facturas mensuales para otros clientes, la cadena mezcla ambos tipos de facturas. El orden importa.
Cómo manejar la huella encadenada con suscripciones
La clave para no romper la cadena con facturas recurrentes es mantener el orden cronológico de emisión. En VeriFactu, las facturas se encadenan en el orden en que se emiten, no en el orden de los clientes.
Si tienes 10 clientes con suscripción mensual y emites las 10 facturas el día 1 de cada mes, la cadena será: factura cliente 1 → factura cliente 2 → ... → factura cliente 10 → factura cliente 1 del mes siguiente.
Si un mes emites las facturas en días diferentes (cliente 1 el día 1, cliente 2 el día 3, etc.), la cadena respeta ese orden. Lo importante es que cada factura apunte a la inmediatamente anterior en el tiempo, independientemente del cliente.
Tu software de facturación debe manejar esto de forma automática. Si emites facturas recurrentes, asegúrate de que la herramienta que usas:
- Genera la huella encadenada correctamente, sin importar el orden de los clientes.
- Permite emitir facturas rectificativas sin romper la cadena.
- Maneja correctamente las bajas y altas de suscripciones.
- No te deja "editar" una factura ya emitida (solo rectificar).
Qué pasa con los bonos y paquetes prepagados
Si vendes bonos de sesiones (por ejemplo, 10 sesiones de consultoría por 1.000€), la factura se emite en el momento de la venta, no cuando se consumen las sesiones. Esa factura se encadena con la anterior y queda en la cadena.
Cuando el cliente consume las sesiones, no emites nuevas facturas (ya están pagadas). Pero si el cliente consume más sesiones de las incluidas en el bono, emites una factura adicional por las sesiones extra. Esa factura adicional se encadena con la última factura emitida (que puede ser la del bono o cualquier otra factura intermedia).
El IVA de los bonos prepagados se devenga en el momento de la venta (no cuando se consumen las sesiones). Eso es importante para tu declaración trimestral de IVA. Si quieres profundizar en cómo funciona el IVA en diferentes escenarios, puedes consultar nuestra guía de IVA para autónomos.
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Dónde encaja Mis Facturas
Mis Facturas trabaja en la adaptación a VeriFactu como parte de su evolución. Si tienes un negocio de suscripción o cobros recurrentes, la herramienta está diseñada para manejar la huella encadenada de forma automática, sin que tengas que preocuparte por el orden de emisión o las rectificaciones.